Nuovo obbligo di comunicazione collegamento RT–POS
Cosa cambia dal 2026
Dal 2026 entra in vigore un nuovo obbligo per le attività che incassano pagamenti elettronici e trasmettono i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate: la comunicazione del collegamento tra lo strumento di registrazione dei corrispettivi e il POS utilizzato per i pagamenti elettronici.
È importante chiarire subito che non si tratta di un collegamento fisico tra dispositivi. Si tratta di una comunicazione telematica, da effettuare una sola volta nel portale “Fatture e Corrispettivi”, salvo variazioni future (cambio POS, cambio registratore, nuova sede, dismissione di strumenti).
Il Registratore Telematico (RT): cos’è e chi lo utilizza
Il Registratore Telematico è il dispositivo che emette il documento commerciale (ex scontrino fiscale) e trasmette automaticamente i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Rientrano in questa categoria tutte le strutture ricettive con partita IVA che incassano direttamente dagli ospiti e rilasciano documento commerciale: affittacamere professionali, guest house, foresterie lombarde, B&B imprenditoriali e qualsiasi altra struttura ricettiva soggetta a certificazione dei corrispettivi.
Chi è soggetto all’obbligo di collegamento
L’obbligo riguarda le strutture che:
- accettano pagamenti tramite POS
- incassano direttamente in struttura
- emettono documento commerciale
Il tipo di POS non è rilevante ai fini dell’obbligo: terminale da banco, POS portatile, SoftPOS su smartphone o sistema virtuale per pagamenti online diretti sono tutti soggetti alla comunicazione, purché intestati alla struttura.
Come si effettua il collegamento
Il collegamento si effettua nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, accessibile tramite SPID, CIE o CNS, nella sezione “Gestione Collegamenti”.
La procedura è semplice e non richiede interventi tecnici sul registratore:
- Accedere al portale “Fatture e Corrispettivi”
- Entrare nella sezione “Gestione Collegamenti”
- Selezionare il Registratore Telematico di riferimento
- Selezionare il POS da collegare
- Inserire l’indirizzo dell’unità locale
- Confermare il collegamento
Per completare la procedura è necessario disporre dei seguenti dati del POS: Terminal ID (matricola del dispositivo), codice fiscale della società che gestisce le transazioni (Acquirer) e denominazione della stessa. Questi dati si trovano nel contratto del POS o nei report mensili. Si ricorda che la banca di appoggio non sempre coincide con la società Acquirer: in caso di dubbio, fare riferimento al contratto.
Strutture senza Registratore Telematico
Caso A – Utilizzo della procedura “Documento Commerciale online”
Le strutture che emettono documento commerciale tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, senza registratore fisico, sono comunque soggette all’obbligo. In questo caso il collegamento del POS si effettua direttamente all’interno della procedura “Documento Commerciale online”.
Caso B – Nessun obbligo di certificazione dei corrispettivi
Le strutture che non utilizzano né il Registratore Telematico né la procedura “Documento Commerciale online”, e non sono tenute alla certificazione dei corrispettivi, oppure emettono solamente fattura elettronica, non hanno alcun obbligo di collegamento. Rientrano in questa casistica, ad esempio, le strutture occasionali esenti da certificazione e le strutture che incassano esclusivamente tramite piattaforme terze (Airbnb, Booking.com, ecc.) senza POS proprio.
Riepilogo operativo
Situazione | Obbligo di collegamento |
|---|---|
Partita IVA + documento commerciale + POS | Sì |
Documento Commerciale online + POS | Sì |
Nessun obbligo di certificazione corrispettivi | No |
Nessun POS proprio | No |
Gli errori più frequenti da evitare
Registrazione errata della modalità di pagamento. Quando si incassa tramite POS è obbligatorio selezionare “pagamento elettronico” nel registratore. Indicare “contanti” espone a sanzioni.
Mancato collegamento di un nuovo POS. Ogni nuovo POS o nuovo contratto con l’Acquirer deve essere comunicato tempestivamente nel portale.
Confusione tra banca e Acquirer. Verificare sempre sul contratto i dati corretti dell’Acquirer, che può essere diverso dall’istituto bancario di riferimento.
POS non più utilizzati non dismessi. I POS dismessi vanno dichiarati tali nel portale per evitare incongruenze.
POS con più contratti. Un POS fisico utilizzato con due contratti distinti (es. bancomat e carta di credito) richiede due collegamenti separati.
POS non presente nell’elenco. Se un POS non appare nel portale, va inserito manualmente senza attendere che compaia automaticamente.
Indirizzo dell’unità locale errato. Ogni collegamento richiede l’indicazione corretta dell’indirizzo della struttura.
Scadenze iniziali non rispettate. Nella fase di avvio, la comunicazione si riferisce al mese di gennaio 2026 e va effettuata entro 45 giorni dalla disponibilità della procedura.
Per assistenza o approfondimenti, gli associati ANBBA possono contattare i referenti territoriali o scrivere agli uffici dell’associazione.
